10 sierpnia, 2022

Przechowywanie dokumentów – gdzie najlepiej to robić?

W dzisiejszych czasach niezmierne ważne jest dbanie o bezpieczeństwo w firmach, przedsiębiorstwach i nie tylko. Wiele dokumentów to wrażliwe dane, które powinny być przechowywane zgodnie z RODO. W związku z tym powinno się tak przechowywać informacje by w razie uszkodzenia ich, awarii serwera można je przywrócić w bezpiecznej formie. Dane takie powinny być także zabezpieczone we właściwy sposób by nie dostały się w niepowołane ręce.

Dokumenty firmowe

Firmowe papiery, dokumenty trzeba przechowywać w pomieszczeniu, gdzie dostęp do nich nie będą miały osoby niepowołane. Warto pamiętać, że pliki powinny być również chronione przed ewentualnym zalaniem czy pożarem. Dlatego też tak niezmiernie ważne jest właściwe przechowywanie dokumentów oraz ich archiwizowanie dotyczące prowadzenia firmy. Do niedawna jednym z najpopularniejszych narzędzi do przechowywania dokumentów był segregator. Coraz częściej tego rodzaju dane przetrzymuje się na serwerach komputerowych, serwerach chmurowych.

Przechowywanie i przetwarzanie danych cyfrowych

Na rynku możemy zaobserwować wiele aplikacji, systemów przechowujących dane cyfrowe, które tak naprawdę są niezbędne w procesie informatycznym, ponieważ dzisiejsza praca odbywa się już wyłącznie za pomocą komputerów czy też Internetu. Dane są przetwarzane w tak zwanej chmurze obliczeniowej, lub coraz rzadziej na serwerach wewnętrznych danego przedsiębiorstwa. W związku z tym powinny być one dodatkowo zabezpieczone i chronione w razie zaistniałej awarii serwera, komputera. Natomiast przechowywanie dokumentów na zewnętrznych serwerach jest objęte bezpieczeństwem wliczonym w koszt usługi przetwarzania, przechowywania danych.

Jakie dokumenty powinny być przechowywane w przedsiębiorstwie? Są to między innymi:

  • deklaracje,
  • faktury sprzedażowe czy też zakupowe,
  • księga rozchodów oraz przychodów,
  • dokumenty podatkowe,
  • dokumenty kadrowo-płacowe,
  • umowy z pracownikami,
  • dowody księgowe,
  • akta osobowe, dokumentacja płac,
  • dokumenty inwentaryzacyjne,
  • dokumenty dotyczące sprzedaży usług, produktów.

Przechowywanie dokumentów cyfrowych- Na co warto zwrócić uwagę?

Ilości dokumentów w formie papieru się powiększa. Coraz mniej miejsca jest w firmie. Można takie dokumenty przenieść do wersji cyfrowej. Powiększy to wtedy przestrzeń użytkową danego przedsiębiorstwa.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest bardzo ważne z punktu widzenia organizacyjnego oraz prawnego. Należy to do obowiązku każdego przedsiębiorcy.

Jednak warto też zwrócić uwagę, że nawet każda przestrzeń cyfrowa ma ograniczone miejsce. Gdy potrzebujemy więcej przestrzeni musimy poszerzyć ją poprzez wykupienie dodatkowego miejsca, czy też w wypadku serwera firmowego zakupu nowych dysków. Wszystko to będzie wiązać się z kosztami, które dla niektórych firm mogą być zbyt wysokie. Ale istnieją także inne możliwości, które umożliwiają skutecznie zadbanie o tego rodzaju dane.

Przechowywanie dokumentów jest bardzo istotne. Warto więc zastanowić się nad zleceniem tego firmie zewnętrznej. Dlatego też można zapoznać z ofertą profesjonalnego przechowywania dokumentów, przechowywanie akt we Wrocławiu na stronie https://www.destroy.pl/. To bezproblemowy i bezpieczny dostęp do dokumentacji dla firmy czy też zabezpieczenie danych przed zdarzeniami losowymi.

Podsumowanie

Bezpieczne przechowywanie dokumentów to przechowywanie danych w taki sposób, by nie dostały się one w ręce osób niepowołanych, a także w razie awarii przywrócenie ich było możliwe.

Coraz częściej firma przechowująca dokumenty gwarantuje kompleksowe usługi przechowywania dokumentów poprzez zabezpieczenie ich zgodne z RODO w wersji cyfrowej. Współpraca ze sprawdzonym usługodawcą to przede wszystkim pewność, że dane będą przechowywane zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochroną informacji osobowych.