3 marca, 2024

Dlaczego przechowywanie dokumentów i akt warto zlecić firmie zewnętrznej?

Każda firma musi spełniać obowiązek przechowywania różnorodnych dokumentów. Niektóre z nich decydują się na usługi, które oferowane są przez firmy zewnętrzne. Jakie zalety mogą płynąć z takiego rozwiązania? Fachowcy odpowiadają.

Przechowywanie dokumentów oraz oszczędność miejsca

Przechowywanie dokumentów i akt to przede wszystkim oszczędność miejsca w firmie. Osoby, które nie posiadają odpowiednio skonstruowanych do tego pomieszczeń, powinny wziąć pod uwagę usługi, które oferują firmy zewnętrzne.

Należy pamiętać, że przechowywanie dokumentów w zależności od wielkości firmy może zajmować nawet całe pomieszczenie biurowe. Jest to spowodowane głównie faktem, że dokumenty te obejmują rozliczenia ZUS, pracownicze oraz księgowe. Ich ilość może być zaskakująca.

Przechowywanie dokumentów oraz ich odpowiednie zabezpieczenie

Przechowywanie dokumentów w archiwum zewnętrznym to również dobre rozwiązanie dla osób, które nie posiadają odpowiednich warunków. Mowa tutaj przede wszystkim o zorganizowaniu przestrzeni, która posiada odpowiednie parametry oraz zabezpieczenia.

Dokumenty powinny być chronione nie tylko przed wilgocią, ale również przed wykradzeniem przez osoby trzecie. Tylko wtedy można będzie zgodnie z prawem zabezpieczać ich zawartość. Reguluje to rozporządzenie unijne RODO.

Przechowywanie dokumentów i ich dobra organizacja

Takie przechowywania dokumentów to również gwarancja, że są one dobrze zorganizowane. W ten sposób przedsiębiorca nie musi martwić się o ich odpowiednią segregację, która przydaje się między innymi podczas kontroli.

Magazynowanie dokumentacji to także niszczenie dokumentów, których czas przechowywania uległ przedawnieniu. Należy brać to pod uwagę, aby nie tylko uniknąć wielu problemów, ale również zaoszczędzić miejsce w aktach. Zawsze należy mieć to na uwadze, aby panować nad ich ilością.
Dobra organizacja to również podstawa do sporządzania różnorodnych statystyk oraz sprawnej obsługi petentów.

Źródło: https://proarchiv.pl/