10 sierpnia, 2022

Archiwizowanie dokumentów – jak to robić zgodnie z prawem?

W Polsce przepisy prawa regulują jak postępować z dokumentacją tworzoną w trakcie prowadzenia firmy. Głównym przepisem jest Rozporządzenie Ministra Kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. Oprócz tego zarządzenia istnieje szereg dodatkowych rozporządzeń i odrębne ustawy, które dotyczą konkretnych działalności, np. księgowych czy finansowych. Są to m. in. Ustawa o Rachunkowości oraz Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Zasady obejmujące przechowywanie i archiwizację dokumentów

Zgodnie z polskim prawem pracodawca jest zobowiązany zadbać o to, aby archiwizowanie dokumentów spełniało wiele reguł. Koniecznym jest zagwarantowanie poufności akt, ich integralności i kompletności, a przy tym zachować jej dostępność przez cały okres zatrudnienia pracownika. Koniecznym do tego jest ustalenie systemu obiegu dokumentów w jednostce, dzięki czemu możliwe będzie zachowanie ładu dokumentacyjnego.

Archiwizowanie akt pracowniczych

Niezależnie jaką działalność prowadzi firma, istnieje konieczność przetrzymywania dokumentów przez odpowiedni okres. Zgodnie ze zmianami wprowadzonymi w 2019 r. dokumenty pracownicze winny być przechowywane przez pełne 10 lat. Oznacza to, że archiwizowanie akt obejmujących dokumentację związaną ze stosunkiem pracy i akta pracowników muszą być odpowiednio zabezpieczone przez ten okres.

Wszystkie wymienione wyżej reguły dotyczące archiwizowania dokumentów powinny być zachowane przez cały okres zatrudnienia pracownika i przez 10 lat licząc od końca miesiąca kalendarzowego, w którym wygasł stosunek pracy.

Usługi archiwizacyjne – czy warto?

Wprowadzenie racjonalnej polityki, która uregulowałaby archiwizowanie dokumentów w firmie to skomplikowany proces objęty szeregiem regulacji prawnych. W każdej średniej i dużej firmie występują dokumenty pracownicze, księgowe i finansowe, które powinno się odpowiednio traktować. Istnieją firmy, które wykonają archiwizację dokumentacji rzetelnie i efektywnie, z pełną wiedzą o obowiązujących przepisach. Jeśli w przedsiębiorstwie brakuje specjalnego działu archiwalnego warto oddać to zadanie w wyspecjalizowane ręce.